Hoe zorg je dat je e-mailbericht NIET in de spambox ofwel de map met ongewenste e-mail terecht komt?

6 Tips

1) Denk héél goed na over de woorden in het subject!

Zo mocht ik ooit de uitslag van de Brabantse Amateurkunst Prijs mailen naar een grote groep deelnemers. In het subject stond ‘Uitslag Brabantse Amateurkunst Prijs 2014′ en ik had daarna mijn handen vol met het beantwoorden van mailtjes van mensen die zich afvroegen waarom zij geen bericht hadden ontvangen. In 2015 heb ik het woord ‘Prijs’ vervangen door ‘Verkiezing’ en het aantal ‘klachten’ is aanzienlijk verminderd.
Uiteraard kan ik het niet bewijzen, maar ik ben ervan overtuigd dat het woord ‘Prijs’ beter vermeden kan worden net zoals woorden als ‘gratis’ (of ‘free’), ‘win’, ‘korting’, ‘aanbieding’ en andere commerciële termen. Ben ook zuinig met tekens en symbolen als euro- of dollar-tekens, uitroeptekens, vraagtekens, komma’s et cetera. Voorkom ook teveel HOOFDLETTERS in je subject.

Dit geldt ook -maar in iets mindere mate- voor de inhoud van het e-mailbericht.

2) Zorg voor een eenvoudige opmaak om te voorkomen dat je in de map met ongewenste e-mail terecht komt.

De verhouding tussen de hoeveelheid tekst en de afbeeldingen in de e-mail speelt een grote rol. Want zeg nou zelf? Je herkent een commercieel bericht in één oogopslag aan het veelvuldig gebruik van gelikte afbeeldingen. Als er dan relatief weinig tekst bijstaat, levert dit al gauw een negatieve score op.
Gebruik ook géén javascripts, Flash of  in je bericht. Des te meer meer poespas, hoe groter de kans dat het bericht wordt tegengehouden.

3) Gebruik een werkend e-mailadres van een herkenbare afzender

SPAM-filters kijken ook naar de afzender van een e-mailbericht. E-mailberichten van afzenders als verkoop@jouwwebsite.nl of cursus@jouwwebsite.nl zullen eerder worden geweerd dan een e-mail met jouw persoonlijke adres als afzender.
Dit geldt uiteraard ook voor domeinnamen met (te) commerciële of exotische namen.

4) Daarnaast is de e-mailserver, waarmee het bericht wordt verstuurd, van groot belang.

Een e-mailserver waarmee veel SPAMberichten zijn verstuurd kan op een blacklist komen te staan van een provider. Het gevolg is dat alle e-mails die worden verstuurd via die e-mailserver (ook al betreft het een andere site!) direct worden aangemerkt als SPAM. Het verwarrende is dat dit niet voor alle providers hoeft te gelden, zodat het onduidelijk is waarom het bij ‘Jantje’ wel aankomt en bij ‘Pietje’ niet.

Dit duurt overigens meestal slechts zo’n 24 tot 48 uur, maar je zult nét dat ene belangrijke e-mailbericht hebben verzonden?  😥

5) Let op het aantal berichten dat je per uur verstuurt

Dit is ook afhankelijk van je host. Sommige webhosting servers hebben een limiet ingesteld voor het verzenden van e-mail. Bijvoorbeeld: 1000 berichten/ per hostingpakket/ per uur. Indien je hier geen rekening mee houdt, kan het gebeuren dat een host gewoon stopt met het verzenden van je mailtjes.
In Mailpoet kun je bij ‘Instellingen’-> ‘Verzenden met…’ het aantal mails per uur instellen.

6) Configureer de server.

In veel gevallen kan het zijn dat je de DNS-instellingen moet aanpassen. Twee belangrijke records zijn SPF en DKIM. Raadpleeg je host of webbeheerder!

Sinds 1 februari 2024 zijn grote e-maildiensten zoals Gmail en Yahoo strenger geworden. Ze willen zeker weten dat jouw e-mails echt zijn voordat ze ze aan hun gebruikers tonen. Als jouw e-mails niet aan bepaalde voorwaarden voldoen, kunnen ze direct in de spammap belanden of zelfs helemaal geweigerd worden. Het is dus belangrijker dan ooit om te zorgen dat jouw e-mails goed zijn ‘ondertekend’ m.b.v. onder meer DKIM, SPF en DMARC. Hieronder lees je er meer over!

Enkele hulpmiddelen om je e-mail te testen

Kom je er toch niet uit dan zijn er gelukkig online verschillende hulpmiddelen te vinden, die je kunt gebruiken om erachter te komen hoe hoog het spamgehalte is van je e-mail.

Een hele fijne mail-tester is  mail-tester.com

Hier kopieer je het e-mailadres dat al netjes voor je klaarstaat. Sluit de website NIET af, maar ga naar je e-mailprogramma waar je het mailtje dat problemen geeft, verstuurt naar het zojuist gekopieerde e-mailadres. Ga terug naar de website en klik op de blauwe button “Check vervolgens je score”, zie afbeelding:

Je krijgt nu een uitslag te zien die je op je gemak kunt doornemen.

MXToolbox Delivery Center-platform

Hier kun je nagaan of je e-mailadres op een blacklist staat:
https://mxtoolbox.com/SuperTool.aspx?action=blacklist

De tool is minder toegankelijk dan mail-tester.com, maar als je ziet dat je op verschillende zwarte lijsten staat, kan het zinvol zijn om dit aan je webmaster te melden!

Ook jij als ontvanger, kunt eraan bijdragen dat spamfilters zich niet zo vaak vergissen

Een goede nieuwsbrief heeft een duidelijke uitschrijfknop, maar toch vinden de meeste ontvangers het teveel moeite om hiervan gebruik te maken. Steeds meer mensen markeren het bericht als ‘spam’ – ondanks dat zij zich zélf hebben aangemeld – met alle gevolgen van dien voor de verzender van deze brief 😕 .
Bron: www.dutchcowboys.nl/email/26700

Als een e-mailbericht van een bepaalde afzender elke keer ten onrechte als spam wordt aangezien, kun je dit op de volgende manier voorkomen (in Gmail, Hotmail en Outlook). Hieronder lees je er meer over.

Gebruik je GMAIL? 

Voeg een e-mailadres toe in je lijst met contactpersonen:

Log in en voeg het e-mailadres van een afzender toe aan de lijst met contactpersonen.

Laat Gmail weten dat een bericht geen spam is:
Ga naar je spambox en klik op de button ‘Melden dat dit geen spam is’:

Een e-mail kan ook in de box “Sociaal” of “Reclame” terecht komen:

Wil je dat niet? Klik dan met de rechtermuisknop op het bericht in het overzicht.
Kies ‘Verplaatsen naar tabblad’-> ‘Primair’.

NIET gelukt? Lees er dan meer over op de support-pagina van Google.

Gebruik je Outlook.live.com?

Het is nu alweer een tijd geleden dat Microsoft de gebruikers van Hotmail.com, Live.com en Live.nl heeft overgezet naar Outlook.com. Zit jij daar ook nog steeds? Dan kun je het volgende doen om te voorkomen dat je gewenste mailtjes niet ontvangt:

Log in op https://outlook.live.com/mail en klik met je rechtermuisknop op een e-mailbericht in het overzicht en kies  ‘Afzender nooit blokkeren’:

Verder is het aan te bevelen om naar je instellingen te gaan, zie het tandwiel bovenaan:

Kies: E-mail -> Ongewenste e-mail -> en contact verwijderen bij ‘Ongewenste e-mail” (indien dat adres daar is weggeschreven). Ook kun je hier een e-mailadres toevoegen bij ‘Veilige afzenders en domeinen’.

Microsoft Outlook gebruiker?

De ondersteuning en beveiligingsupdates voor Office 2010 zijn in 2020 beëindigd. Sindsdien ontvang je geen beveiligingsupdates meer. Als alternatief is er nu het duurdere Microsoft 365 pakket. 

Ook in dit nieuwe Outlook Office programma kun je met je rechtermuisknop op een bericht klikken en ervoor kiezen om een afzender ‘nooit te blokkeren’:

Bij ‘Opties voor ongewenste e-mail (plaatje hierboven onderaan) kun je een adres toevoegen aan de lijst met veilige afzenders. Ook kun je hier instellen dat iemand naar wie je zelf een bericht stuurt, automatisch op deze lijst moet komen te staan:

Klik hier voor meer informatie =>

=================

Ik hoop dat ik je met dit bericht een beetje op weg heb geholpen, en als er vragen zijn…
hoor ik het graag!

Karen Nijst

Als je dit met interesse hebt gelezen, dan vind je dit wellicht ook interessant:
https://kahlowebsites.nl/zakelijk-e-mailadres-gmail-outlook-com-handleiding/

Voorkom dat Gmail en Yahoo jouw e-mails weren

Het belang van SPF, DKIM en DMARC​ zo eenvoudig mogelijk uitgelegd.

Sinds 1 februari 2024 zijn grote e-maildiensten zoals Gmail en Yahoo strenger geworden. Ze willen zeker weten dat jouw e-mails echt zijn voordat ze ze aan hun gebruikers tonen. Als jouw e-mails niet aan bepaalde voorwaarden voldoen, kunnen ze direct in de spammap belanden of zelfs helemaal geweigerd worden. Het is dus belangrijker dan ooit om te zorgen dat jouw e-mails goed zijn 'ondertekend' m.b.v. onder meer DKIM, SPF en DMARC.

Huh? DKIM, SPF en DMARC?
Stel je een postkantoor voor waar ze extra zorgvuldig controleren of de post echt van jou afkomstig is, voordat deze bezorgd wordt. Er wordt dan bijvoorbeeld naar de postzegels, het afzenderadres en andere kenmerken gekeken om te bepalen of de brief legitiem is. Dit is precies wat SPF en DKIM doen met jouw e-mails. Ze zijn als digitale handtekeningen en zegels die helpen bewijzen dat jouw digitale brief legitiem is en niet door iemand anders is verstuurd die zich als jou voordoet.
SPF controleert of de server die de e-mail verstuurt, gemachtigd is om namens jouw domein te verzenden, net zoals het postkantoor zou controleren of het afzenderadres klopt. DKIM is als een digitale handtekening of zegel op de brief, die bevestigt dat de brief onderweg niet is geopend en aangepast. DMARC zou in dit geval de instructie zijn dat het postkantoor de brief moet weigeren en jou moet waarschuwen als iemand anders post in jouw naam probeert te versturen.

Hoe werken ze?

• SPF (Sender Policy Framework): Dit is een lijst met servers die toestemming hebben om e-mails te versturen namens jouw domein. Het is alsof je zegt: "Alleen deze postbodes mogen post versturen uit mijn naam."
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): Dit voegt een digitale handtekening toe aan je e-mails. Het is alsof elke e-mail die je verstuurt een unieke stempel krijgt die bewijst dat het echt van jou komt.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance): Dit vertelt e-mailproviders wat ze moeten doen als een e-mail niet lijkt te voldoen aan de SPF- of DKIM-regels. Het is alsof je instructies geeft over wat te doen als er twijfel is over de echtheid van je post.

SPF en DKIM zijn dus als het ware paspoorten voor e-mails, ze bevestigen de identiteit van de afzender. DMARC vertelt e-mailservers als Gmail wat ze moeten doen als een e-mail geen geldig paspoort heeft.

Hoe stel je dit in?

Ook dit is een technisch verhaal, maar als je er zelf niet zo handig in bent, kun je misschien jouw host vragen om dit voor je te regelen. Het komt erop neer dat je een paar regels toe moet voegen aan de instellingen van jouw website (DNS-instellingen) om SPF en DKIM te activeren.
Voor DMARC voeg je nog een extra regel toe die vertelt wat er moet gebeuren als een e-mail niet lijkt te kloppen.

DKIM instellen in Plesk (op je host)

Log in, in Plesk en ga naar je Mailinstellingen. Vink vervolgens het vakje aan 'Bescherm tegen spam door met het DKIM-systeem uitgaande berichten te ondertekenen'. En als dit op.

Hier is een voorbeeld van hoe een TXT record in je DNS eruit kan zien:

v=DKIM1; p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQCrZ2K...

• v=DKIM1;: Dit specificeert de versie van DKIM die wordt gebruikt.
• p=...: Dit lange deel is de eigenlijke publieke sleutel. Dit is het deel dat door de ontvangende mailserver wordt gebruikt om de handtekening van binnenkomende e-mails te controleren.

SPF en DKIM zijn paspoorten voor e-mails, ze bevestigen de identiteit van de afzender. DMARC vertelt e-mailservers wat ze moeten doen als een e-mail geen geldig paspoort heeft.

SPF instellen in Plesk

Hier is een voorbeeld van hoe een TXT record in je DNS eruit kan zien:

v=spf1 ip4:192.0.2.1 ip6:2001:db8::1 include:_spf.google.com ~all

• v=spf1: Geeft aan dat dit een SPF-record is volgens versie 1 van de SPF-specificatie.
• ip4:192.0.2.1: Staat e-mailverzending toe vanaf het IPv4-adres 192.0.2.1. Dit is een voorbeeldadres en zou vervangen moeten worden door het daadwerkelijke IPv4-adres van je server of dienst.
• ip6:2001:db8::1: Staat e-mailverzending toe vanaf het IPv6-adres 2001:db8::1. Ook dit is een voorbeeldadres en moet vervangen worden door je daadwerkelijke IPv6-adres, als je server of dienst via IPv6 communiceert.
• include:_spf.google.com: Geeft aan dat de e-mailservers die door Google worden gebruikt ook toegestaan zijn om e-mail te versturen namens jouw domein. Dit is nuttig als je gebruikmaakt van Google Workspace of een vergelijkbare dienst voor je e-mail.
• ~all: Geeft een "softfail" aan voor e-mails die niet voldoen aan de voorwaarden in het SPF-record. Dit betekent dat e-mails die niet van de opgegeven bronnen komen, nog steeds kunnen worden afgeleverd, maar gemarkeerd kunnen worden als potentieel onbetrouwbaar.

DMARC instellen in Plesk

Hier is een voorbeeld van hoe een TXT record in je DNS eruit kan zien:

v=DMARC1; p=reject; rua=mailto:dmarc-reports@domeinnaam.com; ruf=mailto:dmarc-failures@domeinnaam.com; fo=1;

Of eenvoudiger (maar toch veelgebruikt):

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc-reports@jouwdomein.com;

• v=DMARC1: Geeft de versie van DMARC aan die wordt gebruikt. Momenteel is "DMARC1" de enige versie.
• p=reject: Dit is het beleid (policy) dat de domeineigenaar adviseert aan de ontvangende e-mailserver over wat te doen met e-mails die niet voldoen aan SPF- of DKIM-verificaties. De opties zijn none (doe niets), quarantine (markeer als verdacht), of reject (weiger de e-mail).
• rua=mailto:dmarc-reports@domeinnaam.com: Dit geeft aan waar geaggregeerde rapporten over de verificatie van berichten naartoe gestuurd moeten worden. Deze rapporten geven inzicht in de e-mails die worden verzonden vanuit jouw domein en hoe ze worden behandeld door ontvangende servers.
• ruf=mailto:dmarc-failures@domeinnaam.com: Dit specificeert een adres waar gedetailleerde rapporten over individuele falende e-mails (forensische rapporten) naartoe gestuurd kunnen worden. Dit is optioneel en wordt vaak weggelaten vanwege privacyoverwegingen.
• fo=1: Dit veld bepaalt onder welke omstandigheden forensische rapporten gegenereerd moeten worden. De optie "1" betekent dat rapporten worden gestuurd voor elke e-mail die faalt in SPF- of DKIM-verificatie.