Hoe zorg je dat je e-mailbericht NIET in de spambox ofwel de map met ongewenste e-mail terecht komt?

Relaties vragen mij steeds vaker waarom hun berichten niet aankomen bij sommige geadresseerden. Ook zijn er soms grote twijfels bij nieuwsbrief campagnes. De statistieken laten zo’n lage cijfers zien. Komt die digitale brief wellicht in de map met ongewenste e-mail?

Deze zorg is helaas maar al terecht. Van alle e-mailberichten die dagelijks worden verstuurd, bestaat zo’n 70 procent uit spam. Geen wonder dat e-mailproviders als Gmail, Hotmail en Outlook erg voorzichtig zijn en verdachte e-mails linea recta richting spambox ‘bonjouren’. En steeds vaker ten onrechte, lijkt het. Sinds criminelen een slaatje probeerden te slaan uit de coronacrisis m.b.v. WhatsAppfraude, phishingmails en computervirussen, hebben deze diensten hun waakzaamheid versterkt. Met alle gevolgen van dien voor de brave burger en ondernemer die maar niet begrijpt waarom zijn e-mailberichtje niet bezorgd wordt.

Gelukkig kun je er zelf wel wat aan doen om zo goed mogelijk te voorkomen dat jouw e-mail eruit wordt gepikt door een spamfilter. Hier volgen enkele tips!

1) Denk héél goed na over de woorden in het subject!

Zo mocht ik ooit de uitslag van de Brabantse Amateurkunst Prijs mailen naar een grote groep deelnemers. In het subject stond ‘Uitslag Brabantse Amateurkunst Prijs 2014′ en ik had daarna mijn handen vol met het beantwoorden van mailtjes van mensen die zich afvroegen waarom zij geen bericht hadden ontvangen. In 2015 heb ik het woord ‘Prijs’ vervangen door ‘Verkiezing’ en het aantal ‘klachten’ is aanzienlijk verminderd.
Uiteraard kan ik het niet bewijzen, maar ik ben ervan overtuigd dat het woord ‘Prijs’ beter vermeden kan worden net zoals woorden als ‘gratis’ (of ‘free’), ‘win’, ‘korting’, ‘aanbieding’ en andere commerciële termen. Ben ook zuinig met tekens en symbolen als euro- of dollar-tekens, uitroeptekens, vraagtekens, komma’s et cetera. Voorkom ook teveel HOOFDLETTERS in je subject.

Dit geldt ook -maar in iets mindere mate- voor de inhoud van het e-mailbericht.

2) Zorg voor een eenvoudige opmaak om te voorkomen dat je in de map met ongewenste e-mail terecht komt.

De verhouding tussen de hoeveelheid tekst en de afbeeldingen in de e-mail speelt een grote rol. Want zeg nou zelf? Je herkent een commercieel bericht in één oogopslag aan het veelvuldig gebruik van gelikte afbeeldingen. Als er dan relatief weinig tekst bijstaat, levert dit al gauw een negatieve score op.
Gebruik ook géén javascripts, Flash of gekleurde woordjes in je bericht. Des te meer meer poespas, hoe groter de kans dat het bericht wordt tegengehouden.

3) Gebruik een werkend e-mailadres van een herkenbare afzender

SPAM-filters kijken ook naar de afzender van een e-mailbericht. E-mailberichten van afzenders als verkoop@jouwwebsite.nl of cursus@jouwwebsite.nl zullen eerder worden geweerd dan een e-mail met jouw persoonlijke adres als afzender.
Dit geldt uiteraard ook voor domeinnamen met (te) commerciële of exotische namen.

4) Daarnaast is de e-mailserver, waarmee het bericht wordt verstuurd, van groot belang.

Een e-mailserver waarmee veel SPAMberichten zijn verstuurd kan op een blacklist komen te staan van een provider. Het gevolg is dat alle e-mails die worden verstuurd via die e-mailserver (ook al betreft het een andere site!) direct worden aangemerkt als SPAM. Het verwarrende is dat dit niet voor alle providers hoeft te gelden, zodat het onduidelijk is waarom het bij ‘Jantje’ wel aankomt en bij ‘Pietje’ niet.

Dit duurt overigens meestal slechts zo’n 24 tot 48 uur, maar je zult nét dat ene belangrijke e-mailbericht hebben verzonden?  😥

5) Let op het aantal berichten dat je per uur verstuurt

Dit is ook afhankelijk van je host. Sommige webhosting servers hebben een limiet ingesteld voor het verzenden van e-mail. Bijvoorbeeld: 1000 berichten/ per hostingpakket/ per uur. Indien je hier geen rekening mee houdt, kan het gebeuren dat een host gewoon stopt met het verzenden van je mailtjes.
In Mailpoet kun je bij ‘Instellingen’-> ‘Verzenden met…’ het aantal mails per uur instellen.

6) Configureer de server.

In veel gevallen kan het zijn dat je de DNS-instellingen moet aanpassen. Twee belangrijke records zijn SPF en DKIM. Raadpleeg je host of webbeheerder! Uiteraard is het belangrijk dat jouw host deze service kan bieden.

Enkele hulpmiddelen om je e-mail te testen

Kom je er toch niet uit dan zijn er gelukkig online verschillende hulpmiddelen te vinden, die je kunt gebruiken om erachter te komen hoe hoog het spamgehalte is van je e-mail.

Een hele fijne mail-tester is  mail-tester.com

Hier kopieer je het e-mailadres dat al netjes voor je klaarstaat. Sluit de website NIET af, maar ga naar je e-mailprogramma waar je het mailtje dat problemen geeft, verstuurt naar het zojuist gekopieerde e-mailadres. Ga terug naar de website en klik op de blauwe button “Check vervolgens je score”, zie afbeelding:

Je krijgt nu een uitslag te zien die je op je gemak kunt doornemen.

MXToolbox Delivery Center-platform

Hier kun je nagaan of je e-mailadres op een blacklist staat:
https://mxtoolbox.com/SuperTool.aspx?action=blacklist

De tool is minder toegankelijk dan mail-tester.com, maar als je ziet dat je op verschillende zwarte lijsten staat, kan het zinvol zijn om dit aan je webmaster te melden!