Hoe zorg je dat je e-mailbericht NIET in de spambox ofwel de map met ongewenste e-mail terecht komt?

tekeningspam

Relaties vragen mij steeds vaker waarom hun berichten niet aankomen bij sommige geadresseerden. Ook zijn er soms grote twijfels bij nieuwsbrief campagnes. De statistieken laten zo’n lage cijfers zien. Komt die digitale brief wellicht in de map met ongewenste e-mail?

Deze zorg is helaas maar al terecht. Van alle e-mailberichten die dagelijks worden verstuurd, bestaat zo’n 70 procent uit spam. Geen wonder dat e-mailproviders als Gmail, Hotmail en Outlook erg voorzichtig zijn en verdachte e-mails linea recta richting spambox ‘bonjouren’. En steeds vaker ten onrechte, lijkt het. Nu criminelen een slaatje proberen te slaan uit de coronacrisis m.b.v. WhatsAppfraude, phishingmails en computervirussen, hebben deze diensten hun waakzaamheid versterkt. Met alle gevolgen van dien voor de brave burger en ondernemer die maar niet begrijpt waarom zijn e-mailberichtje niet bezorgd wordt.

Gelukkig kun je er zelf wel wat aan doen om zo goed mogelijk te voorkomen dat jouw e-mail eruit wordt gepikt door een spamfilter. Hier volgen enkele tips!

1) Denk héél goed na over de woorden in het subject!

Zo mocht ik ooit de uitslag van de Brabantse Amateurkunst Prijs mailen naar een grote groep deelnemers. In het subject stond ‘Uitslag Brabantse Amateurkunst Prijs 2014′ en ik had daarna mijn handen vol met het beantwoorden van mailtjes van mensen die zich afvroegen waarom zij geen bericht hadden ontvangen. In 2015 heb ik het woord ‘Prijs’ vervangen door ‘Verkiezing’ en het aantal ‘klachten’ is aanzienlijk verminderd.
Uiteraard kan ik het niet bewijzen, maar ik ben ervan overtuigd dat het woord ‘Prijs’ beter vermeden kan worden net zoals woorden als ‘gratis’ (of ‘free’), ‘win’, ‘korting’, ‘aanbieding’ en andere commerciële termen. Ben ook zuinig met tekens en symbolen als euro- of dollar-tekens, uitroeptekens, vraagtekens, komma’s et cetera. Voorkom ook teveel HOOFDLETTERS in je subject.

Dit geldt ook -maar in iets mindere mate- voor de inhoud van het e-mailbericht.

2) Zorg voor een eenvoudige opmaak om te voorkomen dat je in de map met ongewenste e-mail terecht komt.

De verhouding tussen de hoeveelheid tekst en de afbeeldingen in de e-mail speelt een grote rol. Want zeg nou zelf? Je herkent een commercieel bericht in één oogopslag aan het veelvuldig gebruik van gelikte afbeeldingen. Als er dan relatief weinig tekst bijstaat, levert dit al gauw een negatieve score op.
Gebruik ook géén javascripts, Flash of gekleurde woordjes in je bericht. Des te meer meer poespas, hoe groter de kans dat het bericht wordt tegengehouden.

3) Gebruik een werkend e-mailadres van een herkenbare afzender

SPAM-filters kijken ook naar de afzender van een e-mailbericht. E-mailberichten van afzenders als verkoop@jouwwebsite.nl of cursus@jouwwebsite.nl zullen eerder worden geweerd dan een e-mail met jouw persoonlijke adres als afzender.
Dit geldt uiteraard ook voor domeinnamen met (te) commerciële of exotische namen.

4) Daarnaast is de e-mailserver, waarmee het bericht wordt verstuurd, van groot belang.

Een e-mailserver waarmee veel SPAMberichten zijn verstuurd kan op een blacklist komen te staan van een provider. Het gevolg is dat alle e-mails die worden verstuurd via die e-mailserver (ook al betreft het een andere site!) direct worden aangemerkt als SPAM. Het verwarrende is dat dit niet voor alle providers hoeft te gelden, zodat het onduidelijk is waarom het bij ‘Jantje’ wel aankomt en bij ‘Pietje’ niet.

Dit duurt overigens meestal slechts zo’n 24 tot 48 uur, maar je zult nét dat ene belangrijke e-mailbericht hebben verzonden?  😥

5) Let op het aantal berichten dat je per uur verstuurt

Dit is ook afhankelijk van je host. Sommige webhosting servers hebben een limiet ingesteld voor het verzenden van e-mail. Bijvoorbeeld: 1000 berichten/ per hostingpakket/ per uur. Indien je hier geen rekening mee houdt, kan het gebeuren dat een host gewoon stopt met het verzenden van je mailtjes.
In Mailpoet kun je bij ‘Instellingen’-> ‘Verzenden met…’ het aantal mails per uur instellen.

6) Configureer de server.

In veel gevallen kan het zijn dat je de DNS-instellingen moet aanpassen. Twee belangrijke records zijn SPF en DKIM. Raadpleeg je host of webbeheerder! Uiteraard is het belangrijk dat jouw host deze service kan bieden.

Ook jij als ontvanger, kunt eraan bijdragen dat spamfilters zich niet zo vaak vergissen

Een goede nieuwsbrief heeft een duidelijke uitschrijfknop, maar toch vinden de meeste ontvangers het teveel moeite om hiervan gebruik te maken. Steeds meer mensen markeren het bericht als ‘spam’ – ondanks dat zij zich zélf hebben aangemeld – met alle gevolgen van dien voor de verzender van deze brief 😕 .
Bron: www.dutchcowboys.nl/email/26700

Als een e-mailbericht van een bepaalde afzender elke keer ten onrechte als spam wordt aangezien, kun je dit op de volgende manier voorkomen (in Gmail, Hotmail en Outlook):

Gebruik je GMAIL? 

Voeg het e-mailadres van een afzender toe aan de lijst met contactpersonen.

Haal het bericht uit de spambox door op het knopje ‘Geen spam’ te klikken.

Een e-mail kan ook in de box “Sociaal” of “Reclame” terecht komen:

Wil je dat niet? Klik dan met de rechtermuisknop op het bericht in het overzicht.
Kies ‘Verplaatsen naar tabblad’-> ‘Primair’.

NIET gelukt? Lees er dan meer over op de support-pagina van Google.

Gebruik je Hotmail (Outlook.com)?

Microsoft heeft al haar gebruikers van de populaire webmaildiensten Hotmail.com, Live.com en Live.nl overgezet naar de webomgeving van Outlook.com. Een Hotmail-account aanmaken kan nu niet meer. Je krijgt automatisch een …@outlook.com e-mailadres. Indien je dat hebt gemaakt, kun je op https://outlook.live.com/mail/ je mail beheren.

Open een e-mailbericht van de betreffende afzender.
· Klik op de drie puntjes … naast het pijltje en selecteer ‘Toevoegen aan Veilige afzenders’:

Ook kun je naar je instellingen gaan, tandwiel bovenaan:

Klik op ‘Alle Outlook-instellingen weergeven’:

E-mail -> Ongewenste e-mail -> en contact verwijderen bij ‘Ongewenste e-mail” (indien dat adres daar is weggeschreven) en toevoegen bij ‘Veilige afzenders en domeinen.

Microsoft Outlook 2010 gebruiker?

NB: De ondersteuning en beveiligingsupdates voor Office 2010 zijn in 2020 beëindigd. Sindsdien ontvang je geen beveiligingsupdates meer. Als alternatief is er nu het duurdere Microsoft 365 pakket. 

Outlook 2010 bevat een filter voor ongewenste e-mail die ervoor zorgt dat bepaalde e-mailberichten worden doorgestuurd naar de map Ongewenste e-mail.
Je kunt in deLijst met veilige afzenders’ een e-mailadres toevoegen:
Klik hier voor meer informatie =>

Kort samengevat:
Ga naar het bericht in de spambox, of selecteer in je inbox een e-mail die je aan de lijst ‘Veilige afzenders’ wil toevoegen.
Klik erop met de RECHTERmuisknop of selecteer het poppetje bovenaan bij Start:

Kies ‘Ongewenste e-mail -> Afzender nooit blokkeren.
geenspam-outlook

Ook kun je de instellingen nagaan bij ‘Opties voor ongewenste e-mail’:

En kijk of eventuele problemen worden opgelost als je bijvoorbeeld het beschermingsniveau op ‘Laag’ zet.

In Microsoft 365:

  1. Selecteer Settings  > Mail.
  2. Onder Options, selecteer Block or allow.

Ik hoop dat ik je met dit bericht een beetje op weg heb geholpen, en als er vragen zijn…
hoor ik het graag!

Karen Nijst

Als je dit met interesse hebt gelezen, dan vind je dit wellicht ook interessant:
https://kahlowebsites.nl/zakelijk-e-mailadres-gmail-outlook-com-handleiding/